REGULAMIN PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH - GOŚCI HOTELU BIAŁOWIESKI

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

 

Na podstawie art. 13 ust.1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/678 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) - zwanego dalej Rozporządzeniem, informujemy, iż :

 

 

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych pozyskiwanych od Gości Hotelu *** Białowieski jest firma Nature Travel s.j. M. Czarny, J. Sorko-Czarny z siedzibą w Białymstoku przy ul. Wyszyńskiego 2/1 lok. 204, kod pocztowy 15-888, NIP 542-10-31-822, REGON 050379510.

2. Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych z ramienia Hotelu jest Kierownik recepcji i służby pięter.

3. Administrator danych osobowych przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie prawa, umowy lub zgody.

4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu/celach dostarczenia usług hotelowych, wypoczynkowych i innych, będących przedmiotem działalności firmy.

5. W związku z przetwarzaniem danych w celach o których mowa w pkt 4 odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będzie Hotel *** Białowieski.

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres pobytu oraz inny wymagany przepisami prawa.

7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych, do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania i przenoszenia, a także prawo do wniesienia sprzeciwu, oraz inne uprawnienia w tym zakresie wynikające z obowiązujących przepisów prawa.

8. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit a, Rozporządzenia, czyli zgody na przetwarzanie danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.

9. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych w jednostce przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

10. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych warunkuje udzielenie usług hotelowych

11. Jest Pani/Pan zobowiązana/zobowiązany do ich podania a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie utrata usługi.

12. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane. 

 

REGULAMI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH GOŚCI HOTELU ***BIAŁOWIESKI

 

 

1) Podstawą prawną niniejszego regulaminu jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady

(UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z

przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia

dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. L119 str. 1).

2) Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkie osoby zatrudnione, mające wgląd i przetwarzające dane

osobowe Gości hotelowych, szczególnie pracowników recepcji, marketingu, księgowości, kadr,

służby pięter, SPA, restauracji, kuchni, gospodarczych. Osobę odpowiedzialną za realizację

obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych z ramienia Hotelu jest Kierownik recepcji i służby

pięter.

3) Niniejszy regulamin dotyczy wyłącznie osób, które udostępniły hotelowi co najmniej imię, nazwisko i

trzeci rodzaj danych osobowych, taki jak numer telefonu, adres e-mail lub inne dane osobowe

wymieniane w niniejszym regulaminie. Ze względu na obsługę rezerwacji grupowych i

konferencyjnych, których uczestnicy są identyfikowani wyłącznie na podstawie list kwaterunkowych,

zawierających tylko imiona i nazwiska nie jest możliwe prawidłowe zidentyfikowanie osoby tylko na

podstawie tych dwóch danych, które mogą powtarzać się u różnych Gości.

 

CELE POZYSKIWANIA I PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

 

4) Dokonanie rezerwacji na pobyt w hotelu jest równoznaczne z wyrażeniem przez osobę

rezerwującą zgody na przetwarzanie danych osobowych, podanych w celu dokonania rezerwacji.

5) W celu prawidłowego zarządzania przyjętymi rezerwacjami, w momencie dokonania rezerwacji

hotel, pozyskuje i przetwarza dane osobowe takie, jak: imię, nazwisko, telefon kontaktowy, adres email.

Dane te są automatycznie udostępniane za pośrednictwem poczty elektronicznej, w formie

potwierdzenia rezerwacji dla Recepcji Hotelu oraz Działu Marketingu, w uzasadnionych przypadkach

również SPA.

6) Hotel nie gromadzi i nie przetwarza danych biometrycznych, takich jak kopie dokumentów

tożsamości zawierających zdjęcie osoby legitymującej się tym dokumentem, fotografie gości i tym

podobne.

7) W uzasadnionych przypadkach, w momencie dokonania rezerwacji lub później, hotel gromadzi

inne dane, takie jak:

 wiek Gości, jeśli ma to wpływ na wysokość kosztów pobytu (zniżki dla dzieci);

 informacje o preferencjach żywieniowych, w celu przygotowania właściwych potraw dla osób na

dietach, nie spożywających pokarmów mięsnych itd.

 dane karty kredytowej, w sytuacji gdy rezerwacja dokonywana jest za pośrednictwem portali

rezerwacyjnych, gdzie podanie tych danych jest niezbędne do skutecznego dokonania rezerwacji

a hotel, zgodnie z rodzajem dokonanej rezerwacji może obciążyć z góry, lub w ustalonym

terminie, podaną kartę kwotą za pobyt.

8) W momencie zameldowania Gościa w Hotelu, pozyskiwane są dane osobowe zawarte w

dokumencie ze zdjęciem, w postaci numeru dokumentu i/lub adresu zamieszkania, jeżeli wynika on z

okazanego dokumentu. Dane te pozyskiwane są jako dane stron do zawarcia umowy oraz w celu

umożliwienia dochodzenia przez hotel ewentualnych roszczeń, które mogą powstać w czasie pobytu

Gości. Dane te pozyskiwane są od jednej osoby spośród osób meldowanych razem w jednym pokoju 

hotelowym.

9) W momencie zameldowania Hotel pozyskuje informację o kraju stałego zamieszkiwania Gości, w

celu spełnienia obowiązku statystycznego do Głównego Urzędu Statystycznego. Dane te są

przekazywane do GUS w formie formularza sprawozdania KT-1, który zawiera jedynie informację o

ilości osób w podziale na kraje stałego miejsca zamieszkania.

10) Pozyskane przez hotel dane osobowe, w postaci kopii dokumentu potwierdzenia wpłaty i

zestawienia zawierających imię, nazwisko i adres zamieszkania, jeżeli wynika on z okazanego

dokumentu, są przekazywane do Urzędu Gminy Białowieża w celu spełnienia obowiązku

prowadzenia ewidencji osób, zobowiązanych do uiszczania opłaty miejscowej. Urząd jest odrębnym

administratorem tych danych.

11) W celu zapewnienia prawidłowej obsługi Gości, w trakcie pobytu Gości w hotelu dane osobowe w

postaci papierowych wydruków zestawień, zawierających imiona i nazwiska Gości, schemat żywienia

oraz dane inne niż dane osobowe, takie jak: nr. pokoju, data pobytu, są przekazywane

poszczególnym działom hotelu: kuchni, restauracji, służbie pięter.

12) Ze względu na bezpieczeństwo osób i mienia, przestrzenie ogólnodostępne na zewnątrz i

wewnątrz hotelu, takie jak korytarze, restauracja, strefa basenowa są objęte całodobowym

monitoringiem. Dane z monitoringu przetwarzane są wyłącznie w celu ochrony osób i mienia Hotelu.

13) Hotel może gromadzić i przechowywać również dane osobowe takie jak imię, nazwisko, adres

zamieszkania lub siedziby firmy, numer NIP, w dokumentach księgowych, w sytuacji, gdy rozliczenie

za usługi następuje na podstawie faktury.

14) Hotel może wykorzystać pozyskane adresy e-mail w celu wysyłania informacji handlowych. Takie

wykorzystanie pozyskanych adresów e-mail może nastąpić wyłącznie po otrzymaniu zgody na

wysyłanie informacji handlowych. Zgody udzielone zachowują ważność, do czasu i bezpośredniego

odwołania.

15) Hotel umożliwia osobom zainteresowanym wyjazd na Białoruś w ramach bezwizowego ruchu

turystycznego. W tym celu konieczne jest wystawienie przepustki turystycznej i polisy ubezpieczenia,

zawierających: imię, nazwisko, data urodzenia i numer paszportu.

Aby wystawić ważną przepustkę hotel pozyskuje i udostępnia, za pośrednictwem poczty

elektronicznej, dane osobowe białoruskiemu operatorowi turystycznemu, firmie GPU NP

„Byaloviezhskaya Pushcha”, a/g Kamieniuki, rejon Kamieniecki, Województwo Brzeskie, Białoruś.

Przekazanie to odnosi się do sytuacji opisanych w Rozdziale V, „Przekazanie danych osobowych do

państw trzecich lub organizacji międzynarodowych”, Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i

Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. Zgodnie z Art. 49, ust, 1 lit. b) tego rozporządzenia

przekazanie to jest niezbędne do wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą a

administratorem danych.

Aby wystawić ważną polisę ubezpieczenia hotel pozyskuje i udostępnia w formie elektronicznej, za

pośrednictwem portalu internetowego https://system.euroticket.pl, dane osobowe firmie AXA

Ubezpieczenia Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji S.A.

 

PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH

 

16) Dane osobowe są przechowywane w dwóch formach:

a) elektronicznej, w hotelowym systemie komputerowym, na serwerach hotelowym i/lub w siedzibie

firmy Nature Travel S.j. M. Czarny, J. Sorko-Czarny i w archiwum poczty elektronicznej;

b) papierowej, w formie wydruków potwierdzeń rezerwacji; zestawień i dokumentów

wygenerowanych z hotelowego systemu komputerowego.

17) Dane osobowe przechowywane są w dwóch lokalizacjach:

a) bezpośrednio w hotelu;

b) w siedzibie firmy Nature Travel sp. J. M. Czarny, J. Sorko-Czarny w Białymstoku, gdzie mieści się

dział marketingu i księgowość hotelu.

18) Dane osobowe potrzebne do bieżącej pracy są w dyspozycji poszczególnych działów hotelu,

dane archiwalne w formie elektronicznej przechowywane są w hotelowym systemie komputerowym,

natomiast w formie papierowej w archiwum, w obydwu lokalizacjach, wymienionych w pkt. 17)

19) Dane osobowe wymienione w pkt. 5), 7) przechowywane są w formie elektronicznej w hotelowym

systemie komputerowym i/lub na serwerach komputerowych przez okres 5 lat oraz w archiwum w

formie wydruków potwierdzeń dokonania rezerwacji przez okres 1 roku, w obydwu lokalizacjach,

wymienionych w pkt. 17).

20) Dane osobowe wymienione w pkt. 8), 9) przechowywane są w formie elektronicznej w hotelowym

systemie komputerowym przez okres 5 lat

21) Dane wymienione w pkt. 10) przechowywane są w formie elektronicznej w hotelowym systemie

komputerowym i/lub w dyspozycji inkasenta opłaty klimatycznej, wyznaczonego przez hotel, zgodnie

z rozporządzeniem Rady Gminy Białowieża do momentu ich rozliczenia w Urzędzie Gminy

Białowieża oraz w formie papierowej, w archiwum hotelu przez 1 rok po rozliczeniu ich w Urzędzie

Gminy Białowieża.

22) Zestawienia, o których mowa w pkt. 11) nie są archiwizowane, są niszczone na bieżąco po ich

wykorzystaniu.

23) Zapis z monitoringu hotelowego przechowywany jest w formie elektronicznej na serwerach

komputerowych hotelu przez okres około 30 dni, w zależności od tego, czy zapis prowadzony był w

sposób ciągły, czy z przerwami.

24) Dokumenty księgowe przechowywane są przez okres 5 lat w formie papierowej i elektronicznej w

obydwu lokalizacjach, wymienionych w pkt.17).

25) Adresy mailowe, o których mowa w pkt. 14) są dodane do listy mailingowej, która znajduje się w

dyspozycji działu marketingu w formie elektronicznej.

26) Dane osobowe wymienione w pkt. 15) nie są przechowywane ani archiwizowane przez hotel.

27) Przechowywane dane po upłynięciu okresu ich przechowywania są kasowane lub niszczone w

sposób trwały i skuteczny.

 

ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA

 

28) Dostęp do danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych przez hotel mają wyłącznie

zatrudnieni pracownicy, zgodnie z ich kompetencjami. Dane te nie są w żaden sposób udostępniane

osobom postronnym, z wyjątkiem sytuacji opisanych w pkt. 9) i 10) oraz z wyjątkiem organów

publicznych takich jak m.in. Policja czy Straż Graniczna, na ich pisemną prośbę.

29) Dane osobowe osobom postronnym, udostępnia wyłącznie osoba wymieniona w pkt. 2)

niniejszego regulaminu lub osoba przez nią upoważniona, w sytuacji gdy uzasadnione jest to

żywotnymi potrzebami osób, których dane osobowe dotyczą i wyczerpuje przypadki wskazane w

rozporządzeniu RODO.

30) Dane osobowe, potrzebne do bieżącej pracy, w formie papierowej, są w dyspozycji pracowników

zgodnie z ich kompetencjami, w miejscu niedostępnym dla osób postronnych.

31) Archiwalne dane osobowe, w formie papierowej, są przechowywane w archiwum dostępnym

wyłącznie dla osób upoważnionych.

32) Dane osobowe w formie elektronicznej są przechowywane na serwerze komputerowym hotelu i

w hotelowym systemie komputerowym. Dostęp do tych danych jest możliwy wyłącznie z komputerów 

służbowych, korzystających z odrębnej, wewnętrznej sieci, zabezpieczonej hasłem. Komputery

służbowe również są zabezpieczone hasłami, natomiast w trakcie pracy są pod stałym nadzorem

personelu i/lub monitoringu hotelowego. Serwer pracuje w miejscu niedostępnym dla osób

postronnych.

33) Dane osobowe udostępniane za pośrednictwem poczty elektronicznej są przechowywane przez

okres 2 lat.

34) Przypadki stwierdzenia naruszenia niniejszego regulaminu należy zgłaszać niezwłocznie,

najpóźniej w ciągu 72 godzin, do osoby wymienionej w pkt. 2) niniejszego regulaminu. Osoba ta

podejmuje decyzję o stopniu ryzyka i ewentualnym dalszym przekazaniu tej informacji do Urzędu

Ochrony Danych Osobowych i bezpośrednio osoby, której dane dotyczą oraz o podjęciu działań

naprawczych.

35) Hotel nie gromadzi i nie przetwarza danych osobowych dzieci, z wyjątkiem imienia, nazwiska i

wieku.

 

UPRAWNIENIA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

 

36) Osoby, których dane dotyczą mogą w dowolnym momencie uzyskać informacje o zakresie

gromadzenia i przetwarzania danych ich dotyczących, pod warunkiem prawidłowego

zidentyfikowania tych osób na podstawie co najmniej imienia, nazwiska i trzeciego rodzaju danych,

jak: numer telefonu lub data pobytu w hotelu.

37) Osoby, których dane dotyczą mogą w dowolnym momencie skorzystać z prawa do zmiany

swoich danych osobowych gromadzonych i przechowywanych przez hotel oraz do „bycia

zapomnianym”. W tym celu należy zgłosić taką chęć do recepcji hotelu lub działu marketingu,

podając co najmniej imię, nazwisko i trzeci rodzaj danych, umożliwiający weryfikację tożsamości.

38) Osoby, których dane dotyczą mają prawo wnieść skargę na nieprzestrzeganie niniejszego

regulaminu lub przepisów o ochronie danych osobowych do Administratora danych osobowych lub

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.