Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, Serwis wykorzystuje pliki cookies zapisywane w pamięci przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat celu ich używania oraz możliwość zmian ustawień plików cookies znajdują się w Polityce prywatności.

Klikając AKCEPTUJĘ WSZYSTKIE, wyrażasz zgodę na korzystanie z technologii takich jak cookies i na przetwarzanie przez Nature Travel s.j. M. Czarny, J. Sorko-Czarny ul. Wyszyńskiego 2/1 lok. 204, 15-888 Białystok, NIP: 542-10-31-822. Twoich danych osobowych zbieranych w Internecie, takich jak adresy IP i identyfikatory plików cookie, w celach marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań i mierzenia ich skuteczności).

Zarządzaj ustawieniami dotyczącymi prywatności
Przed rozpoczęciem korzystania z Naszej strony prosimy Państwa o dokonanie wyboru czy strona może korzystać z plików cookie lub innych technologii, takich jak sygnały nawigacyjne w sieci web, znaczniki pikseli i obiekty Flash („Pliki cookie”).

Są wymagane, aby umożliwić korzystanie z podstawowych funkcji witryny, takich jak zapewnienie bezpiecznego logowania lub zapamiętywanie, na jakim etapie rezerwacji jest użytkownik. Bez tych plików korzystanie z Naszej strony nie będzie możliwe.

Umożliwiają analizę korzystania z witryny przez użytkownika w celu oceny i poprawy jej wydajności dzięki zrozumieniu, jak korzystają z niej użytkownicy a także mają na celu dopasowanie i zapamiętanie preferencji użytkownika. Mogą one być również wykorzystywane do zapewnienia lepszej obsługi klienta na tej stronie. Na przykład: do zapamiętywania danych do logowania, zapisywania informacji o tym, co znajduje się w koszyku lub dostarczania informacji o sposobach korzystania z naszej strony, do zapisywania informacji o wybranym języku, regionie, rozmiarze czcionki, wyglądzie strony internetowej.

Te pliki cookie są wykorzystywane do wyświetlania reklam, które są bardziej dopasowane do użytkownika. Możemy dzielić się tymi informacjami z reklamodawcami lub wykorzystywać je w celu lepszego zrozumienia zainteresowań użytkownika. Reklamowe pliki cookie mogą być na przykład wykorzystywane do udostępniania danych reklamodawcom, tak aby reklamy, które widzi użytkownik były do niego bardziej dopasowane, aby mógł on udostępniać niektóre strony na portalach społecznościowych lub zamieszczać komentarze na naszej stronie.

Szczegółowa informacja na temat korzystania z plików cookie i związanych z nimi technologii znajduje się pod poniższym linkiem Polityce prywatności.

hotelsystems.pl

REGULAMIN PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH - GOŚCI HOTELU BIAŁOWIESKI

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

 

Na podstawie art. 13 ust.1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/678 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) - zwanego dalej Rozporządzeniem, informujemy, iż :

 

 

 

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych pozyskiwanych od Gości Hotelu *** Białowieski jest firma Nature Travel s.j. M. Czarny, J. Sorko-Czarny z siedzibą w Białymstoku przy ul. Wyszyńskiego 2/1 lok. 204, kod pocztowy 15-888, NIP 542-10-31-822, REGON 050379510.

2. Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych z ramienia Hotelu jest Kierownik recepcji i służby pięter.

3. Administrator danych osobowych przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie prawa, umowy lub zgody.

4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu/celach dostarczenia usług hotelowych, wypoczynkowych i innych, będących przedmiotem działalności firmy.

5. W związku z przetwarzaniem danych w celach o których mowa w pkt 4 odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będzie Hotel *** Białowieski.

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres pobytu oraz inny wymagany przepisami prawa.

7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych, do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania i przenoszenia, a także prawo do wniesienia sprzeciwu, oraz inne uprawnienia w tym zakresie wynikające z obowiązujących przepisów prawa.

8. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit a, Rozporządzenia, czyli zgody na przetwarzanie danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.

9. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych w jednostce przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

10. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych warunkuje udzielenie usług hotelowych

11. Jest Pani/Pan zobowiązana/zobowiązany do ich podania a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie utrata usługi.

12. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane. 

 

 

REGULAMI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH GOŚCI HOTELU ***BIAŁOWIESKI

 

 

1) Podstawą prawną niniejszego regulaminu jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady

(UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z

przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia

dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. L119 str. 1).

2) Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkie osoby zatrudnione, mające wgląd i przetwarzające dane

osobowe Gości hotelowych, szczególnie pracowników recepcji, marketingu, księgowości, kadr,

służby pięter, SPA, restauracji, kuchni, gospodarczych. Osobę odpowiedzialną za realizację

obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych z ramienia Hotelu jest Kierownik recepcji i służby

pięter.

3) Niniejszy regulamin dotyczy wyłącznie osób, które udostępniły hotelowi co najmniej imię, nazwisko i

trzeci rodzaj danych osobowych, taki jak numer telefonu, adres e-mail lub inne dane osobowe

wymieniane w niniejszym regulaminie. Ze względu na obsługę rezerwacji grupowych i

konferencyjnych, których uczestnicy są identyfikowani wyłącznie na podstawie list kwaterunkowych,

zawierających tylko imiona i nazwiska nie jest możliwe prawidłowe zidentyfikowanie osoby tylko na

podstawie tych dwóch danych, które mogą powtarzać się u różnych Gości.

 

CELE POZYSKIWANIA I PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

 

4) Dokonanie rezerwacji na pobyt w hotelu jest równoznaczne z wyrażeniem przez osobę

rezerwującą zgody na przetwarzanie danych osobowych, podanych w celu dokonania rezerwacji.

5) W celu prawidłowego zarządzania przyjętymi rezerwacjami, w momencie dokonania rezerwacji

hotel, pozyskuje i przetwarza dane osobowe takie, jak: imię, nazwisko, telefon kontaktowy, adres email.

Dane te są automatycznie udostępniane za pośrednictwem poczty elektronicznej, w formie

potwierdzenia rezerwacji dla Recepcji Hotelu oraz Działu Marketingu, w uzasadnionych przypadkach

również SPA.

6) Hotel nie gromadzi i nie przetwarza danych biometrycznych, takich jak kopie dokumentów

tożsamości zawierających zdjęcie osoby legitymującej się tym dokumentem, fotografie gości i tym

podobne.

7) W uzasadnionych przypadkach, w momencie dokonania rezerwacji lub później, hotel gromadzi

inne dane, takie jak:

 wiek Gości, jeśli ma to wpływ na wysokość kosztów pobytu (zniżki dla dzieci);

 informacje o preferencjach żywieniowych, w celu przygotowania właściwych potraw dla osób na

dietach, nie spożywających pokarmów mięsnych itd.

 dane karty kredytowej, w sytuacji gdy rezerwacja dokonywana jest za pośrednictwem portali

rezerwacyjnych, gdzie podanie tych danych jest niezbędne do skutecznego dokonania rezerwacji

a hotel, zgodnie z rodzajem dokonanej rezerwacji może obciążyć z góry, lub w ustalonym

terminie, podaną kartę kwotą za pobyt.

8) W momencie zameldowania Gościa w Hotelu, pozyskiwane są dane osobowe zawarte w

dokumencie ze zdjęciem, w postaci numeru dokumentu i/lub adresu zamieszkania, jeżeli wynika on z

okazanego dokumentu. Dane te pozyskiwane są jako dane stron do zawarcia umowy oraz w celu

umożliwienia dochodzenia przez hotel ewentualnych roszczeń, które mogą powstać w czasie pobytu

Gości. Dane te pozyskiwane są od jednej osoby spośród osób meldowanych razem w jednym pokoju 

hotelowym.

9) W momencie zameldowania Hotel pozyskuje informację o kraju stałego zamieszkiwania Gości, w

celu spełnienia obowiązku statystycznego do Głównego Urzędu Statystycznego. Dane te są

przekazywane do GUS w formie formularza sprawozdania KT-1, który zawiera jedynie informację o

ilości osób w podziale na kraje stałego miejsca zamieszkania.

10) Pozyskane przez hotel dane osobowe, w postaci kopii dokumentu potwierdzenia wpłaty i

zestawienia zawierających imię, nazwisko i adres zamieszkania, jeżeli wynika on z okazanego

dokumentu, są przekazywane do Urzędu Gminy Białowieża w celu spełnienia obowiązku

prowadzenia ewidencji osób, zobowiązanych do uiszczania opłaty miejscowej. Urząd jest odrębnym

administratorem tych danych.

11) W celu zapewnienia prawidłowej obsługi Gości, w trakcie pobytu Gości w hotelu dane osobowe w

postaci papierowych wydruków zestawień, zawierających imiona i nazwiska Gości, schemat żywienia

oraz dane inne niż dane osobowe, takie jak: nr. pokoju, data pobytu, są przekazywane

poszczególnym działom hotelu: kuchni, restauracji, służbie pięter.

12) Ze względu na bezpieczeństwo osób i mienia, przestrzenie ogólnodostępne na zewnątrz i

wewnątrz hotelu, takie jak korytarze, restauracja, strefa basenowa są objęte całodobowym

monitoringiem. Dane z monitoringu przetwarzane są wyłącznie w celu ochrony osób i mienia Hotelu.

13) Hotel może gromadzić i przechowywać również dane osobowe takie jak imię, nazwisko, adres

zamieszkania lub siedziby firmy, numer NIP, w dokumentach księgowych, w sytuacji, gdy rozliczenie

za usługi następuje na podstawie faktury.

14) Hotel może wykorzystać pozyskane adresy e-mail w celu wysyłania informacji handlowych. Takie

wykorzystanie pozyskanych adresów e-mail może nastąpić wyłącznie po otrzymaniu zgody na

wysyłanie informacji handlowych. Zgody udzielone zachowują ważność, do czasu i bezpośredniego

odwołania.

15) Hotel umożliwia osobom zainteresowanym wyjazd na Białoruś w ramach bezwizowego ruchu

turystycznego. W tym celu konieczne jest wystawienie przepustki turystycznej i polisy ubezpieczenia,

zawierających: imię, nazwisko, data urodzenia i numer paszportu.

Aby wystawić ważną przepustkę hotel pozyskuje i udostępnia, za pośrednictwem poczty

elektronicznej, dane osobowe białoruskiemu operatorowi turystycznemu, firmie GPU NP

„Byaloviezhskaya Pushcha”, a/g Kamieniuki, rejon Kamieniecki, Województwo Brzeskie, Białoruś.

Przekazanie to odnosi się do sytuacji opisanych w Rozdziale V, „Przekazanie danych osobowych do

państw trzecich lub organizacji międzynarodowych”, Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i

Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. Zgodnie z Art. 49, ust, 1 lit. b) tego rozporządzenia

przekazanie to jest niezbędne do wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą a

administratorem danych.

Aby wystawić ważną polisę ubezpieczenia hotel pozyskuje i udostępnia w formie elektronicznej, za

pośrednictwem portalu internetowego https://system.euroticket.pl, dane osobowe firmie AXA

Ubezpieczenia Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji S.A.

 

PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH

 

16) Dane osobowe są przechowywane w dwóch formach:

a) elektronicznej, w hotelowym systemie komputerowym, na serwerach hotelowym i/lub w siedzibie

firmy Nature Travel S.j. M. Czarny, J. Sorko-Czarny i w archiwum poczty elektronicznej;

b) papierowej, w formie wydruków potwierdzeń rezerwacji; zestawień i dokumentów

wygenerowanych z hotelowego systemu komputerowego.

17) Dane osobowe przechowywane są w dwóch lokalizacjach:

a) bezpośrednio w hotelu;

b) w siedzibie firmy Nature Travel sp. J. M. Czarny, J. Sorko-Czarny w Białymstoku, gdzie mieści się

dział marketingu i księgowość hotelu.

18) Dane osobowe potrzebne do bieżącej pracy są w dyspozycji poszczególnych działów hotelu,

dane archiwalne w formie elektronicznej przechowywane są w hotelowym systemie komputerowym,

natomiast w formie papierowej w archiwum, w obydwu lokalizacjach, wymienionych w pkt. 17)

19) Dane osobowe wymienione w pkt. 5), 7) przechowywane są w formie elektronicznej w hotelowym

systemie komputerowym i/lub na serwerach komputerowych przez okres 5 lat oraz w archiwum w

formie wydruków potwierdzeń dokonania rezerwacji przez okres 1 roku, w obydwu lokalizacjach,

wymienionych w pkt. 17).

20) Dane osobowe wymienione w pkt. 8), 9) przechowywane są w formie elektronicznej w hotelowym

systemie komputerowym przez okres 5 lat

21) Dane wymienione w pkt. 10) przechowywane są w formie elektronicznej w hotelowym systemie

komputerowym i/lub w dyspozycji inkasenta opłaty klimatycznej, wyznaczonego przez hotel, zgodnie

z rozporządzeniem Rady Gminy Białowieża do momentu ich rozliczenia w Urzędzie Gminy

Białowieża oraz w formie papierowej, w archiwum hotelu przez 1 rok po rozliczeniu ich w Urzędzie

Gminy Białowieża.

22) Zestawienia, o których mowa w pkt. 11) nie są archiwizowane, są niszczone na bieżąco po ich

wykorzystaniu.

23) Zapis z monitoringu hotelowego przechowywany jest w formie elektronicznej na serwerach

komputerowych hotelu przez okres około 30 dni, w zależności od tego, czy zapis prowadzony był w

sposób ciągły, czy z przerwami.

24) Dokumenty księgowe przechowywane są przez okres 5 lat w formie papierowej i elektronicznej w

obydwu lokalizacjach, wymienionych w pkt.17).

25) Adresy mailowe, o których mowa w pkt. 14) są dodane do listy mailingowej, która znajduje się w

dyspozycji działu marketingu w formie elektronicznej.

26) Dane osobowe wymienione w pkt. 15) nie są przechowywane ani archiwizowane przez hotel.

27) Przechowywane dane po upłynięciu okresu ich przechowywania są kasowane lub niszczone w

sposób trwały i skuteczny.

 

ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA

 

28) Dostęp do danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych przez hotel mają wyłącznie

zatrudnieni pracownicy, zgodnie z ich kompetencjami. Dane te nie są w żaden sposób udostępniane

osobom postronnym, z wyjątkiem sytuacji opisanych w pkt. 9) i 10) oraz z wyjątkiem organów

publicznych takich jak m.in. Policja czy Straż Graniczna, na ich pisemną prośbę.

29) Dane osobowe osobom postronnym, udostępnia wyłącznie osoba wymieniona w pkt. 2)

niniejszego regulaminu lub osoba przez nią upoważniona, w sytuacji gdy uzasadnione jest to

żywotnymi potrzebami osób, których dane osobowe dotyczą i wyczerpuje przypadki wskazane w

rozporządzeniu RODO.

30) Dane osobowe, potrzebne do bieżącej pracy, w formie papierowej, są w dyspozycji pracowników

zgodnie z ich kompetencjami, w miejscu niedostępnym dla osób postronnych.

31) Archiwalne dane osobowe, w formie papierowej, są przechowywane w archiwum dostępnym

wyłącznie dla osób upoważnionych.

32) Dane osobowe w formie elektronicznej są przechowywane na serwerze komputerowym hotelu i

w hotelowym systemie komputerowym. Dostęp do tych danych jest możliwy wyłącznie z komputerów 

służbowych, korzystających z odrębnej, wewnętrznej sieci, zabezpieczonej hasłem. Komputery

służbowe również są zabezpieczone hasłami, natomiast w trakcie pracy są pod stałym nadzorem

personelu i/lub monitoringu hotelowego. Serwer pracuje w miejscu niedostępnym dla osób

postronnych.

33) Dane osobowe udostępniane za pośrednictwem poczty elektronicznej są przechowywane przez

okres 2 lat.

34) Przypadki stwierdzenia naruszenia niniejszego regulaminu należy zgłaszać niezwłocznie,

najpóźniej w ciągu 72 godzin, do osoby wymienionej w pkt. 2) niniejszego regulaminu. Osoba ta

podejmuje decyzję o stopniu ryzyka i ewentualnym dalszym przekazaniu tej informacji do Urzędu

Ochrony Danych Osobowych i bezpośrednio osoby, której dane dotyczą oraz o podjęciu działań

naprawczych.

35) Hotel nie gromadzi i nie przetwarza danych osobowych dzieci, z wyjątkiem imienia, nazwiska i

wieku.

 

UPRAWNIENIA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

 

36) Osoby, których dane dotyczą mogą w dowolnym momencie uzyskać informacje o zakresie

gromadzenia i przetwarzania danych ich dotyczących, pod warunkiem prawidłowego

zidentyfikowania tych osób na podstawie co najmniej imienia, nazwiska i trzeciego rodzaju danych,

jak: numer telefonu lub data pobytu w hotelu.

37) Osoby, których dane dotyczą mogą w dowolnym momencie skorzystać z prawa do zmiany

swoich danych osobowych gromadzonych i przechowywanych przez hotel oraz do „bycia

zapomnianym”. W tym celu należy zgłosić taką chęć do recepcji hotelu lub działu marketingu,

podając co najmniej imię, nazwisko i trzeci rodzaj danych, umożliwiający weryfikację tożsamości.

38) Osoby, których dane dotyczą mają prawo wnieść skargę na nieprzestrzeganie niniejszego

regulaminu lub przepisów o ochronie danych osobowych do Administratora danych osobowych lub

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Hotel Białowieski
Conference, Wellness & SPA
ul. Stoczek 218 B
17-230 Białowieża
recepcja: 85 681 20 22 marketing, konferencje: 85 744 43 80